Платёжный календарь: как составить и увидеть кассовый разрыв за месяц вперёд
Коротко. Платёжный календарь - таблица, где на каждый день ближайших 5-6 недель записаны ожидаемые поступления, запланированные платежи и остаток на конец дня. Составить его можно за четыре шага: взять остаток на счетах, расставить по датам платежи, поставить поступления на те дни, когда клиенты платят на самом деле, и посчитать остаток на каждый день. Самый низкий остаток сравните с порогом - суммой, ниже которой опускаться нельзя. Кассовый разрыв, то есть день, когда денег не хватает на обязательные платежи, виден в такой таблице заранее, за несколько недель.
Пример ниже - лист «Платёжный календарь» из нашей демо-таблицы. Компания условная: стройматериалы, опт, два магазина, интернет-магазин и маркетплейсы. Цифры вымышлены, формулы рабочие.
Шаг 1. Остаток на старте и срок календаря
Календарь начинается с одной цифры: сколько денег на всех счетах сегодня по выписке банка. Срок, на который его составляют, - 5-6 недель по дням. За это время проходит полный круг платежей: две выплаты зарплаты, аренда, налоги, несколько оплат поставщикам. Считать неделями проще, но денег не хватает в конкретный день, и внутри недели он теряется.
В примере на счетах 15,4 млн ₽, календарь идёт на 35 дней вперёд: с 27 сентября по 31 октября.
Как проверить у себя. Сложите остатки по всем счетам и кассе на сегодняшнее утро. Деньги в пути (выплата маркетплейса, оплаты картами, которые банк ещё не зачислил) в остаток не включайте: они появятся в поступлениях на свою дату.
Шаг 2. Платежи: сначала те, у которых жёсткая дата
Платежи делятся на две группы. У первой дата жёсткая: зарплата, налоги и взносы, аренда, платежи по кредиту. У второй о дате можно договориться: поставщики, подрядчики, реклама. Начинайте с первой. Зарплату по Трудовому кодексу выплачивают не реже чем каждые полмесяца, а если день выплаты выпал на выходной - накануне. Страховые взносы за месяц нужно уплатить не позднее 28-го числа следующего месяца.
В примере зарплата уходит 5-го и 20-го числа: 1,4 и 2,1 млн ₽. Аренда - 9 октября, 980 тыс. ₽. Поставщикам платят по вторникам (4,1-4,9 млн ₽) и четвергам (0,7-0,8 млн). Есть и разовый платёж: 14 октября - предоплата поставщику 8,3 млн ₽.
Как проверить у себя. Выгрузите выписку банка за три месяца и отметьте платежи, которые повторяются: дату и сумму. Перенесите их в календарь на те же числа и добавьте разовые крупные платежи из договоров и счетов.
Шаг 3. Поступления: на дату, когда клиент платит на самом деле
Частая ошибка - ставить оплату клиента на срок из договора. Если клиент обычно платит на две недели позже срока, в календаре его оплата должна стоять на две недели позже. Иначе прогноз показывает деньги, которых в этот день не будет. Счета с долгой просрочкой в прогноз не ставят, пока клиент не назвал дату.
В демо-таблице неоплаченные счета оптовых клиентов сдвинуты на среднюю задержку каждого клиента за полгода, а счета, просроченные больше чем на 60 дней, в прогноз не входят. Кроме неоплаченных счетов, в прогнозе стоят ожидаемые оплаты будущих отгрузок. Поступления от магазинов, интернет-магазина и маркетплейсов рассчитаны по темпу продаж и графику выплат. За 35 дней набирается 34 млн ₽: 19 млн от оптовых клиентов и 15 млн от остальных направлений.
Как проверить у себя. По каждому крупному клиенту возьмите оплаченные счета за полгода и посчитайте среднюю задержку: дата оплаты минус срок по договору. Неоплаченные счета поставьте в календарь со сдвигом на эту задержку. Затем добавьте оплаты по отгрузкам, которые ещё впереди: по темпу продаж и обычным условиям оплаты.
Шаг 4. Остаток на каждый день и порог
Остаток на конец дня равен вчерашнему остатку плюс поступления минус платежи. Когда такая строка есть на каждый день, остаётся найти минимум и сравнить его с порогом. Задать порог можно, например, как обязательные платежи за две недели.
В примере порог - 3 млн ₽. До 12 октября остаток держится между 12 и 18 млн ₽. Затем за два дня, 13 и 14 октября, поставщикам уходит 13,2 млн ₽, включая предоплату, и остаток падает до 5,5 млн.
А 20 октября в один день сходятся оплата поставщикам 4,4 млн ₽ и зарплата 2,1 млн. На конец дня остаётся 1,8 млн ₽, на 1,2 млн ниже порога, и ниже порога остаток держится два дня, 20 и 21 октября. Это ещё не кассовый разрыв: все платежи проходят. Но запас меньше того, который компания считает безопасным. Месяц при этом заканчивается с 7,5 млн ₽ на счетах: по остатку на конец месяца просадки не видно.
От первого дня календаря до предоплаты 14 октября - 17 дней, до 20 октября - 23 дня: время на переговоры с поставщиком или клиентами есть. Лист с формулами открыт на странице примера, таблицу можно скопировать себе.
Как проверить у себя. Протяните формулу остатка на все дни и подсветите те, где остаток ниже порога. Посмотрите, какие платежи стоят в самый низкий день и в неделю перед ним.
Что делать, когда найден день ниже порога
Вариантов три: сдвинуть платёж, ускорить поступление или занять. Каждый можно проверить в календаре до разговора с поставщиком, клиентом или банком.
В примере хватает одного изменения, и оно из второй группы платежей. Если разбить предоплату 8,3 млн ₽ на две части, 5 млн 14 октября и 3,3 млн 26 октября, самый низкий остаток за период составит 4,8 млн ₽ и придётся на 27 октября. Ниже порога остаток не опустится ни в один день.
Ещё одно правило: одни и те же деньги нельзя считать дважды. У компании есть клиент с просрочкой 2,16 млн ₽, и кажется, что его долг закроет просадку. Но эта оплата уже стоит в календаре до 20 октября, с обычной для клиента задержкой. Если клиент не заплатит, вместо 1,81 млн ₽ на счёте 20 октября будет около −0,35 млн ₽. Это уже кассовый разрыв.
Как проверить у себя. Сделайте копию календаря и измените одну строку: перенесите крупный платёж или сдвиньте оплату крупного клиента на две недели. Два-три таких сценария покажут, от какого платежа или клиента зависит минимум.
Вопросы
Чем платёжный календарь отличается от отчёта о движении денег?
Отчёт о движении денег (ДДС) показывает, сколько пришло и ушло по статьям за прошедшие месяцы. Платёжный календарь смотрит вперёд и по дням: что придёт и что уйдёт в ближайшие недели.
Какой порог остатка задать?
Единой нормы нет. Отправная точка - сумма обязательных платежей за две недели: зарплата, налоги, аренда, платежи по кредитам.
Почему прибыль есть, а денег на платежи не хватает?
Прибыль считается по отгрузкам и начисленным расходам, деньги - по датам в выписке банка. Из-за товара на складе, отсрочек клиентам, предоплат поставщикам, возврата кредитов и выплат собственнику денег на счёте может быть меньше, чем прибыли: эти суммы либо ещё не пришли на счёт, либо уже ушли с него, а прибыль за этот месяц не уменьшили.
Как часто обновлять календарь?
Раз в неделю: замените прошедшие дни фактом из выписки, уточните даты крупных оплат и сдвиньте календарь, чтобы впереди оставалось 5-6 недель.
Источники
- Пример «Управленческий учёт в Google Таблицах»: демо-таблица с листом «Платёжный календарь». Данные условные.
- Трудовой кодекс РФ, статья 136: сроки выплаты заработной платы.
- Налоговый кодекс РФ, статья 431: срок уплаты страховых взносов.
Если хотите, чтобы это собрали мы
Собираем прогноз денег на ваших данных: остаток, поступления и платежи на месяц вперёд и порог, ниже которого нельзя опускаться. Рядом на экране - выручка к плану, маржа по направлениям и долги клиентов. Срок - 3-6 недель после получения всех доступов. В базовый состав входит до трёх источников данных. Дашборд работает в DataLens или в вашем Power BI.
Telegram @followthedata_team · team@followthedata.ru · followthedata.ru
