Пять цифр собственника на понедельник: что должно быть на главном экране
Коротко. Собственнику на неделю хватает пяти цифр: выручка к плану с прогнозом на конец месяца, маржа по направлениям, деньги на счетах на месяц вперёд, просроченная дебиторка и одна главная метрика вашего бизнеса. Если все пять в норме, детали можно не открывать. Если одна вышла за порог, понятно, какую детализацию открыть. Чтобы это работало, у каждой цифры должны быть правило расчёта и порог, после которого вы что-то делаете.
Все примеры ниже - из нашего демо-дашборда «Весь бизнес». Это условная компания стройматериалов: опт, два магазина, интернет-магазин и маркетплейсы. Компания и цифры вымышлены, расчёты настоящие. «Сегодня» в демо - 27 сентября 2026 года.
1. Выручка к плану и прогноз месяца
Из выручки за три недели нужно получить два ответа: каким месяц закончится и будет ли выполнен план.
В демо выручка с 1 по 26 сентября - 28,3 млн ₽. Прогноз на конец месяца - 32,5 млн ₽ при плане 34,4 млн, это 94% плана. По направлениям видно, где недобор. Опт отстаёт от плана на 11%, это 2,2 млн ₽: крупный клиент с начала сентября перестал заказывать. Маркетплейсы идут на 15% выше плана.
Как проверить у себя. Разделите выручку с начала месяца на число прошедших дней и умножьте на число дней в месяце. Пример на круглых цифрах: 12 млн ₽ за 15 дней из 30 дают прогноз 24 млн, при плане 26 млн это 92%. В демо правило прогноза своё, оно описано на вкладке «Как считаем»; простая формула даёт близкую цифру. Потом повторите расчёт по каждому направлению: общий процент может скрывать отставание одного из них.
2. Маржа по направлениям
Общая маржа усредняет всё. Направление или категория могут давать оборот и почти ничего не зарабатывать, и в общей цифре этого не видно.
В демо так случилось с утеплителем в магазинах. С 1 сентября на него действует скидка 15%, и маржа упала до 14% вместо обычных 27%. Продажи в день выросли примерно на треть, отчасти из-за сезона, поэтому по выручке потери не видно. Но если бы столько же продали без скидки, маржинальной прибыли было бы примерно на 180 тыс. ₽ больше.
Как проверить у себя. Посчитайте маржу по каждому направлению за месяц отдельно: из выручки вычтите себестоимость и прямые расходы направления - доставку, комиссии площадок. Сравните с тремя прошлыми месяцами. Если маржа упала на несколько процентных пунктов при растущей выручке, откройте детализацию по категориям.
3. Деньги на месяц вперёд
Остаток на счёте сегодня не отвечает на вопрос, будет ли чем платить через три недели. Нужен прогноз по дням: остаток, плюс ожидаемые оплаты клиентов, минус запланированные платежи.
В демо на счетах 15,4 млн ₽. Но 14 октября уходит предоплата поставщику 8,3 млн ₽, а 20 октября - очередной платёж поставщикам и зарплата. В этот день, 20 октября, на счёте останется 1,8 млн ₽ при пороге 3 млн: на 1,2 млн ниже. Нехватка видна больше чем за три недели до этой даты, пока есть время договориться. Один из вариантов - разбить предоплату: 14 октября - 5 млн ₽, 26 октября - 3,3 млн. Тогда самый низкий остаток - 4,8 млн ₽, он придётся на 27 октября.
Как это выглядит на экране, можно посмотреть в демо-дашборде «Весь бизнес»: данные условные, вкладки и фильтры работают.
Как проверить у себя. Выпишите по датам на 5-6 недель вперёд крупные платежи: зарплату, налоги, аренду, поставщиков. Добавьте оплаты, которые ждёте от клиентов. Ставьте их на ту дату, когда клиент платит обычно, даже если срок по договору раньше. Посчитайте остаток на каждый день и найдите минимум. Порог задайте сами: например, сумму обязательных платежей за две недели.
4. Просроченная дебиторка
Общая сумма «нам должны» растёт вместе с продажами, и это нормально. Смотреть стоит на долю просроченного и на то, кто именно задерживает.
В демо дебиторка опта - 13,4 млн ₽, из них просрочено 2,6 млн, то есть 19%. Большая часть просрочки на одном клиенте: 2,2 млн ₽. Это другой клиент, чем в первом разделе, совпали только суммы. Считать этот долг запасом на случай нехватки денег нельзя: прогноз из прошлого раздела уже учитывает, что клиент заплатит со своей обычной задержкой.
Как проверить у себя. Выгрузите неоплаченные счета с датой, когда оплата должна была прийти. Разложите по срокам просрочки: до 30 дней, 30-60, больше 60. Отсортируйте клиентов по сумме. Если большая часть просрочки приходится на двух-трёх клиентов, разговор с ними - дело этой недели.
5. Одна главная метрика вашего бизнеса
Четыре цифры выше подходят почти любой компании. Пятая у каждого своя: это показатель, от которого выручка зависит сильнее всего. У оптовой компании - доля заявок, которые дошли до оплаты. У сервисной - загрузка бригад. У магазина - средний чек или число чеков. У продавца на маркетплейсе - процент выкупа.
В демо это воронка опта: путь заявки до оплаты. Из 270 заявок за сентябрь до оплаты дошли 79, то есть 29%. Слабое место видно по шагам: из коммерческого предложения в счёт переходит 47% против 60% за те же дни августа. Клиенты берут предложение и не доходят до счёта: это повод проверить цены и условия в предложениях.
Как проверить у себя. Ответьте на вопрос: какая цифра, если упадёт на десятую часть, сильнее всего снизит выручку? Её и ставьте на экран. Сравнивайте одинаковые отрезки: 26 дней этого месяца с 26 днями прошлого.
Три условия, при которых пять цифр работают
Чтобы пять цифр работали, каждой нужны три условия.
- Правило расчёта. Что считаем выручкой, что входит в маржу, какие оплаты попадают в прогноз денег. Записано один раз и не меняется от совещания к совещанию.
- Порог. В демо для денег это 3 млн ₽: если остаток ниже, экран подсвечивает день и сумму нехватки. Без порога цифра остаётся справкой.
- Сбор без ручной работы. Если цифры сводят руками, к понедельнику они готовы не всегда, и экран перестают открывать.
Как проверить у себя. Запишите для каждой из пяти цифр одну строку: откуда берём, как считаем, какой порог, что делаем при отклонении. Пять строк помещаются на одну страницу. Если какую-то строку заполнить не получается, начните с неё.
Вопросы
Почему именно пять, если показателей в бизнесе десятки?
Главный экран отвечает на один вопрос: всё в порядке или нет. Остальные показатели вынесены в детализации.
Зачем смотреть раз в неделю, если данные обновляются каждый день?
За один день выручка и маржа колеблются слишком сильно, по одной точке вывод не сделать. Недели хватает, чтобы заметить отклонение и успеть отреагировать. Исключение - деньги: при плотном графике платежей прогноз остатка смотрят чаще.
Что делать, если плана нет?
Сравнивайте с тем же месяцем прошлого года и со средним за три прошлых месяца. Из этих сравнений потом собирается первый план.
Можно ли собрать это в таблице?
Да. Тот же демо-бизнес у нас собран в Google Таблице с платёжным календарём, ссылка в источниках.
Откуда брать данные?
Продажи и себестоимость - из учётной системы. Деньги - из банка. Счета и оплаты клиентов - из учётной системы или CRM. План - из файла, где вы его ведёте.
Источники
- Демо-дашборд «Весь бизнес: главное для руководителя». Данные условные.
- Описание примера на сайте: что собрано и на какие вопросы отвечает каждый экран.
- Тот же демо-бизнес в Google Таблице: обзор, движение денег, платёжный календарь, дебиторка.
Все цифры в статье, кроме примера на круглых цифрах в первом разделе, взяты из этого демо.
Если хотите, чтобы это собрали мы
Собираем такой экран на ваших данных: одна страница с пятью цифрами и две-три детализации, документ с правилами расчёта, экран сверки с 1С и банком. Первая неделя уходит на правила: что считаем выручкой, как делим общие расходы. Срок: 3-6 недель после получения всех доступов. В базовом составе до трёх источников. Работает в DataLens или в вашем Power BI.
Telegram @followthedata_team · team@followthedata.ru · followthedata.ru
