Учёт в Excel или программа: до какого оборота малому бизнесу хватит таблиц
Коротко. Порога по обороту нет. Таблицу ограничивает другое: сколько строк приходит в неё каждый день и сколько ручной работы стоит между данными и цифрой, по которой вы принимаете решение. Таблиц хватает, пока источников данных один-два, на сведение уходит до двух часов в неделю и отчёт не зависит от одного человека. Если совпали три признака из пяти, разобранных ниже, способ учёта пора менять. Первый шаг - заменить ручной перенос данных автоматической загрузкой; сама таблица может остаться.
Почему оборот - плохая мерка
Две компании с одинаковой выручкой нагружают таблицу по-разному. Пример на круглых цифрах: оптовая компания с выручкой 30 млн ₽ в месяц выставляет 100 счетов, а магазин с той же выручкой и средним чеком 1 000 ₽ пробивает 30 000 чеков, то есть 1 000 в день.
Технический предел у таблиц считается в ячейках и строках. В Google Таблицах это 10 млн ячеек на один файл, вместе со всеми листами. В Excel - 1 048 576 строк на одном листе.
Запас считается так:
- 300 строк в день при 10 столбцах - около 1,1 млн ячеек в год. Одного файла Google Таблиц хватит примерно на девять лет.
- 3 000 строк в день при тех же 10 столбцах - почти 11 млн ячеек в год. Файла не хватит и на год.
Строк становится меньше, если хранить итог за день по направлению или статье вместо каждой операции. Управленческим отчётам этого обычно хватает: отдельный чек нужен, только когда разбираете конкретную продажу.
Как проверить у себя. Посчитайте, сколько строк добавляется в ваши таблицы за обычный день: продажи, платежи, заказы. Умножьте на 365 и на число столбцов. Разделите 10 млн на результат - на столько лет хватит файла Google Таблиц. В Excel считайте строки: 1 048 576 на лист.
Пять признаков, что таблица перестала справляться
Второй предел - ручная работа, и заметить его труднее. Признаки ниже - ориентиры, а не нормативы.
- Источников три и больше. Банк, учётная система, CRM, маркетплейсы, рекламные кабинеты. Каждый источник - ещё одна выгрузка и место, где цифры могут разойтись.
- На сведение уходит больше двух часов в неделю. Например, шесть часов в неделю - это 312 часов в год, или 39 рабочих дней по восемь часов.
- Отчёт за месяц готов не раньше 15-го числа. Пример: в первой половине октября последний готовый отчёт - за август. Решения принимаются по цифрам, которым от месяца до полутора.
- Одна и та же цифра в двух таблицах разная. Выручка у бухгалтера и у отдела продаж не совпадает, и совещание уходит на выяснение, чья верна.
- Отчёт держится на одном человеке. Он в отпуске - цифр нет.
Один-два признака снимаются порядком в самой таблице. Три и больше - сигнал, что менять нужно способ, которым данные попадают в отчёт.
Как проверить у себя. Запишите, сколько часов на прошлой неделе ушло на выгрузки, копирование и сверку у всех, кто этим занимался, и какого числа вы увидели итог прошлого месяца.
Что менять: сначала ручной перенос
Во всех пяти признаках слабое место одно: путь данных до отчёта. Менять его можно по ступеням, от дешёвой к дорогой.
- Порядок в одной таблице. Отдельный лист на каждый источник, куда данные вставляются как есть. Отчётные листы считаются только формулами. Ещё один лист - правила: что считаем выручкой, какие расходы куда относим.
- Автоматическая загрузка в ту же таблицу. Данные приходят из систем по расписанию, отчёты остаются в привычном виде. Здесь уходят признаки 2, 3 и 5: часы сведения, поздний отчёт, зависимость от одного человека.
- Хранилище (база данных) и дашборд. Нужны, когда строк больше, чем вмещает таблица, или когда отчёт смотрят несколько человек с разными правами доступа.
Готовая программа учёта - отдельный путь. Она подходит, если ваш учёт укладывается в её стандартные отчёты и она умеет забирать данные из ваших систем. Проверить это можно до покупки: соберите в ней один прошедший месяц и сверьте с тем, что получилось в таблице.
Как проверить у себя. Выпишите пять главных цифр, по которым принимаете решения. Для каждой отметьте, из какой системы она берётся и кто переносит её руками. Какие это могут быть цифры и как их считать, мы разобрали в статье «Пять цифр собственника на понедельник».
Пример: выручка 28 млн ₽ в месяц в одной таблице
В нашей демо-таблице «Управленческий учёт» условная компания торгует стройматериалами: опт, два магазина, интернет-магазин и маркетплейсы. Выручка - около 28 млн ₽ в месяц.
Два года факта и прогноз на месяц вперёд лежат на пяти листах: около 8,5 тыс. строк и 58 тыс. ячеек. Это меньше 1% лимита Google Таблиц.
Места хватает, потому что продажи записаны итогом за день по каждому из четырёх направлений, без отдельных чеков. Деньги - итогом за день по статьям, счета оптовых клиентов - по строке на счёт. Из этих листов формулами собраны обзор месяца, движение денег, платёжный календарь и долги клиентов.
Таблица с таким оборотом остаётся рабочей, пока листы с данными заполняются автоматически. Если заполнять их руками из нескольких систем, оборот останется прежним, а отчёт начнёт зависеть от одного сотрудника.
Как проверить у себя. Откройте свою главную таблицу и найдите на отчётных листах ячейки, где цифра набрана руками, а не посчитана формулой. Каждая такая ячейка - место, где отчёт может разойтись с данными.
Вопросы
До какого оборота можно вести учёт в Excel или Google Таблицах?
Порога по обороту нет. Смотрите на число строк в день и на часы ручной работы: при 10 столбцах 300 строк в день один файл Google Таблиц вмещает годами, 3 000 - меньше года.
Когда таблицу пора менять на программу или свою систему?
Когда совпали три признака из пяти: три и больше источников, больше двух часов сведения в неделю, отчёт не раньше 15-го числа, разные цифры в разных таблицах, зависимость от одного человека.
С чего начать, если таблиц уже несколько и цифры в них разные?
С правил. Запишите на одной странице, что считается выручкой, какие расходы куда относятся и из какой системы берётся каждая цифра. Потом оставьте одну таблицу, где отчёты считаются формулами из листов с данными.
Можно ли убрать ручной перенос и остаться в таблице?
Да. Данные из банка, учётной системы и с площадок можно загружать по расписанию в те же листы, отчёты при этом остаются прежними.
Источники
- Справка Google: файлы, которые можно хранить на Диске: предел Google Таблиц - 10 млн ячеек.
- Справка Microsoft: технические характеристики и ограничения Excel: 1 048 576 строк на листе.
- Пример «Управленческий учёт в Google Таблицах»: демо-таблица, данные условные.
Если хотите, чтобы это собрали мы
Когда таблиц уже не хватает, собираем данные из ваших систем в одно место, записываем правила расчёта и выводим на один экран выручку к плану, маржу по направлениям, прогноз денег на месяц и долги клиентов. Загрузка идёт по расписанию, без ручного переноса. Срок - 3-6 недель после получения всех доступов. Дашборд работает в DataLens или в вашем Power BI.
Telegram @followthedata_team · team@followthedata.ru · followthedata.ru
