Просроченная дебиторка: какой отчёт смотреть раз в неделю и что в нём должно быть

Просроченная дебиторка - одна из пяти цифр собственника на понедельник; здесь - отчёт за этой цифрой.

Просрочку считают от срока оплаты

Дни просрочки - это дата отчёта минус срок оплаты по счёту. Считают только неоплаченные счета. От даты отгрузки считать нельзя: у одного клиента срок 14 дней, у другого 45, и одинаковый «возраст» счёта значит разное.

Пример - оптовые клиенты условной компании на 26 сентября 2026 года. Они должны 13,4 млн ₽, из них просрочено 2,58 млн ₽, это 19%. По срокам просрочки, млн ₽:

• 1-15 дней: 1,42;
• 16-30 дней: 0,33;
• 31-60 дней: 0,45;
• больше 60 дней: 0,38.

Итого 2,58 млн ₽. Из них 2,16 млн ₽, то есть 84%, приходится на одного клиента - «СтройМонтаж». Значит, главное дело этой недели - разговор с ним.

Как проверить у себя. Выгрузите неоплаченные счета с суммой и сроком оплаты, рядом посчитайте дни просрочки. Суммы по срокам соберите функцией СУММЕСЛИМН: условия - клиент и границы дней. Просрочка вместе со счетами, срок которых не наступил, должна совпасть с суммой неоплаченных счетов в учётной программе на ту же дату.

Что должно быть в отчёте

Одна строка - один клиент. Столбцы:

• клиент и сколько он должен всего;
• срок ещё не наступил;
• просрочено по тем же четырём срокам;
• задержка за полгода и по последним пяти оплатам: дата оплаты минус срок;
• изменение просрочки за неделю;
• следующий шаг и кто за него отвечает.

Сортировка - по сумме просрочки. В примере 12 клиентов с долгом, с просрочкой - 3: с них и начинают.

Так выглядит лист «Дебиторка» нашей демо-таблицы управленческого учёта. Колонок «по последним оплатам» и «за неделю» на нём нет: зачем они, видно ниже.

Как проверить у себя. Отсортируйте отчёт по сумме просрочки и посчитайте долю первых трёх строк. Если она больше половины, разговор с этими клиентами - дело недели.

Сравнение с прошлой неделей

Общая сумма просрочки складывает тех, кто заплатил, и тех, кто перестал. Пример за неделю с 19 по 26 сентября, тыс. ₽:

• просрочено 19 сентября: 2 767;
• клиент «Горизонт» оплатил просроченное: −333;
• клиент «Тёплый контур» оплатил просроченное: −169;
• у клиента «СтройМонтаж» просрочка выросла: +277;
• у клиента «Опора» появилась новая просрочка: +35.

Просрочено 26 сентября: 2 577 тыс. ₽. Итог - минус 190 тыс. ₽: две оплаты (502 тыс. ₽) перекрыли рост у двух клиентов (312 тыс. ₽). По общей сумме отчёт показал бы, что стало лучше, хотя хуже стало у клиента, который и так должен больше всех.

Как проверить у себя. Сохраняйте копию отчёта каждую неделю или стройте его на две даты. По каждому клиенту вычтите просрочку прошлой недели из текущей. Если итог упал, а у одного из крупных должников вырос, начинайте с этого клиента.

Как клиент платит: средняя за полгода отстаёт

В демо-таблице задержку клиента считают средней за полгода. Такая средняя поздно замечает, что привычка изменилась.

Клиент «СтройМонтаж» в примере с ноября 2024 по май 2026 года платил почти в срок: средняя задержка по месяцам - от −1,7 до +1,5 дня. В июне от него не пришло ни одной оплаты.

С июля он платит в среднем на 35-38 дней позже срока. На 26 сентября средняя за полгода - 24 дня, по последним пяти оплатам - 39.

Последние оплаты заметили смену раньше: 18 июля по пяти последним оплатам было уже 29 дней, а средняя за полгода - 3 дня. До 20 дней она дошла только к середине сентября.

Мы проверили оба способа на закрытом месяце: взяли 90 счетов со сроком оплаты в августе, оплаченных к 26 сентября, и предсказали дату оплаты как срок плюс задержку клиента по оплатам до даты срока. Средняя ошибка, дней:

• без сдвига, по сроку: 4,6;
• по средней за полгода: 3,7;
• по последним пяти оплатам: 2,2.

Всю разницу даёт «СтройМонтаж»: по его девяти счетам ошибка 33, 23 и 6 дней. Ещё два его августовских счёта не оплачены и в расчёт не вошли. У остальных клиентов привычка не менялась, и все три способа ошибаются на 1,5-1,7 дня.

Данные условные; свои проверьте так же, а в отчёт ставьте обе колонки рядом. Если по последним оплатам задержка больше средней, например, на 10 дней, привычка клиента изменилась.

В платёжном календаре оплаты клиентов сдвигают на ту же среднюю, и деньги «СтройМонтажа» встают туда раньше, чем он платит сейчас.

Как проверить у себя. Возьмите закрытый месяц. Для каждого счёта со сроком в этом месяце посчитайте задержку клиента двумя способами по оплатам до срока и сравните с фактической датой оплаты. Способ, который ошибся меньше, ставьте в отчёт и в календарь.

Счёт больше 60 дней у аккуратного клиента

Просрочка больше 60 дней бывает и у аккуратного клиента. В примере у клиента «Кровля-Про» один счёт на 380 тыс. ₽ просрочен на 80 дней. Остальные счета он оплачивает почти в срок: средняя задержка за полгода - 0,3 дня, все пять счетов со сроком в сентябре оплачены вовремя или раньше.

Значит, вопрос к одному счёту: дошли ли документы, нет ли претензии к поставке, не ушла ли оплата на другой счёт. В демо-таблице такие счета в прогноз денег не берут и разбирают отдельно.

Как проверить у себя. Отфильтруйте счета с просрочкой больше 60 дней и поставьте рядом задержку клиента по последним оплатам. Если она около нуля, уточните у бухгалтера клиента, что с этим счётом.

Вопросы

Источники

Если хотите, чтобы это собрали мы

Собираем экран собственника на ваших данных: выручка к плану, маржа, деньги на месяц вперёд, дебиторка и воронка на одной странице, плюс две-три детализации. Дебиторка - по клиентам и дням просрочки. Срок: 3-6 недель после получения всех доступов, в базовом составе до трёх источников.

Как устроена услуга

Telegram @followthedata_team · team@followthedata.ru · followthedata.ru