Ежедневный отчёт руководителю: какие цифры присылать утром и когда слать тревогу

Ежедневная сводка берёт из пяти цифр собственника на понедельник то, что меняется за день: выручку к плану, деньги и просрочку.

Пять строк утренней сводки

Пример - условная оптово-розничная компания, сводка за субботу 26 сентября 2026 года:

• выручка за вчера: 646 тыс. ₽, в прошлую субботу - 650 тыс. ₽;
• выручка за 7 дней: 7,77 млн ₽, за прошлые 7 дней - 7,44 млн ₽, +4,4%;
• с начала месяца: 28,3 млн ₽ - 82% плана 34,4 млн ₽, прогноз на месяц - 32,5 млн ₽;
• деньги на счетах: 15,4 млн ₽, минимум по платёжному календарю - 1,81 млн ₽ на 20 октября, порог - 3 млн ₽;
• просрочено клиентами: 2,58 млн ₽, за неделю −190 тыс. ₽, но у «СтройМонтажа» +277 тыс. ₽.

Главная строка этого дня - деньги: 20 октября остаток по календарю опустится ниже порога.

Выручка с начала месяца, деньги и минимум по календарю - карточки листа «Обзор» нашей демо-таблицы управленческого учёта.

Как проверить у себя. Выпишите цифры, по которым вы за последний месяц что-то решали. Оставьте пять, максимум семь, и к каждой допишите, с чем её сравнивать.

С чем сравнивать вчерашний день

Вчерашний день сравнивайте с тем же днём прошлой недели. Если в выходные выручка ниже будней, как в примере, сравнение с пятницей покажет падение, которого нет.

В примере суббота - 646 тыс. ₽: к пятнице (1,50 млн ₽) это −57%. В прошлую субботу было 650 тыс. ₽ - почти столько же.

Мы прогнали правило «выручка ниже на 20% и больше» по году данных демо - 365 дней по 26 сентября 2026 года. Сколько дней оно сработало бы:

• к предыдущему дню: 142, из них 101 - суббота или воскресенье;
• к тому же дню прошлой недели: 67;
• сумма за 7 дней к прошлым 7 дням: 13.

Выручка за один день годится для сводки, но не для тревоги: даже к тому же дню недели правило срабатывает больше раза в неделю.

Тревогу по выручке ставьте на сумму за 7 дней: она ровнее. Её 13 дней - это 4 отрезка подряд идущих дней. Если не повторять тревогу, пока сумма не вернулась, она пришла бы четыре раза за год. Самый длинный отрезок - 2-11 января, новогодние каникулы; остальные три - по одному дню.

Как проверить у себя. Выгрузите выручку по дням за год. Посчитайте, сколько дней правило сработало бы к предыдущему дню, к тому же дню недели и по сумме за 7 дней. Дни подряд считайте одной тревогой. Для тревоги берите способ, который даёт меньше 12 тревог за год.

Тревога по деньгам - по прогнозу календаря

Порог денег проверяйте по платёжному календарю: он показывает, в какой день по графику платежей денег станет меньше порога.

В примере порог - 3 млн ₽. За два года остаток ни разу не опускался ниже: минимум 3,27 млн ₽ был 25 марта 2025 года. Тревога по остатку не пришла бы ни разу.

Платёжный календарь по данным на 26 сентября видит провал 20 октября, млн ₽:

• остаток на конец 19 октября: 7,71;
• поступления 20 октября: +0,54;
• оплата поставщикам: −4,37;
• зарплата: −2,07.

Остаток 20 октября: 1,81 млн ₽ - на 1,19 млн ₽ ниже порога. Этот день он видит за 24 дня. На истории это правило в примере не проверить: прогноз есть только на 26 сентября.

Как проверить у себя. Возьмите минимум остатка в календаре на ближайшие 30 дней и дату этого минимума. Если минимум ниже порога, настройте тревогу в тот же день: дата минимума и сумма, которой не хватает до порога.

Тревога по просрочке: один раз, а рост - в сводке

Тревога по просрочке нужна, когда у клиента впервые накопилась заметная сумма.

В примере правило такое: у клиента просрочено больше 7 дней на сумму больше 200 тыс. ₽. Повторно тревога не приходит, пока условие не снято. За год она сработала бы 4 раза:

• «Кровля-Про», 2 октября 2025 года, 307 тыс. ₽ - оплатил через 2 дня;
• «СтройМонтаж», 13 июня 2026 года, 266 тыс. ₽ - об этом ниже;
• «Кровля-Про», 16 июля 2026 года, 380 тыс. ₽ - один счёт, на 26 сентября не оплачен;
• «Каркас», 2 августа 2026 года, 294 тыс. ₽ - оплатил через 2 дня.

«СтройМонтаж» в июне не заплатил ни разу. Вся его просрочка, включая счета до 7 дней, по субботам, тыс. ₽:

• 6 июня - 266;
• 13 июня - 749;
• 20 июня - 1 191;
• 27 июня - 1 590.

В тревогу 13 июня попали 266 тыс. ₽ - счета, просроченные больше 7 дней.

Условие у «СтройМонтажа» не снималось по 26 сентября. Просрочка больше 7 дней тем временем к 25 июля выросла до 2,98 млн ₽. Тревога об этом росте не пришла бы: его видно по изменению за неделю по клиенту.

Общая сумма такой рост может спрятать: за неделю к 26 сентября она упала на 190 тыс. ₽, а у «СтройМонтажа» выросла на 277 тыс. ₽. Всего у него 2,16 млн ₽ из 2,58 млн ₽ всей просрочки. Как устроен такой отчёт, мы разбирали в статье о просроченной дебиторке.

Как проверить у себя. Прогоните правило по своим счетам за год: на каждый день проверьте условие и отметьте дни, когда оно стало верным. Посчитайте срабатывания. По клиентам, с которыми были проблемы с оплатой, сравните дату тревоги с днём, когда вы узнали о проблеме сами.

Вопросы

Источники

Если хотите, чтобы это собрали мы

Настраиваем утреннюю сводку и тревоги поверх вашей системы данных. В 9:00 - главное за вчера со сравнением с прошлой неделей, днём - алерт, если цифра вышла за порог. До 5 правил. До запуска проверяем пороги на ваших данных. Срок: 3-5 дней на запуск.

Как устроена услуга

Telegram @followthedata_team · team@followthedata.ru · followthedata.ru